Verwandeln Sie das Freigabe-Menü Ihres Smartphones in ein zweites Gehirn: Erfassen Sie alles ohne Unordnung

Stellen Sie sich einen Ort vor, an dem Sie Gedanken, Ideen, Links und Inspirationen festhalten können, ohne in einem Meer von Notizen zu versinken. Das Share Sheet Ihres Smartphones kann dieser Ort sein. Es dient nicht nur zum Teilen, sondern kann zu Ihrem zweiten Gehirn werden, wenn Sie es richtig einrichten. Die gute Nachricht? Sie müssen Ihr Leben nicht noch unübersichtlicher machen – optimieren Sie einfach die Nutzung der Funktionen, die Ihnen bereits zur Verfügung stehen.

Die Freigabeleiste verstehen

Die Freigabeleiste ist eine praktische Funktion Ihres Telefons, die immer dann erscheint, wenn Sie etwas – beispielsweise einen Link oder ein Bild – an eine App senden möchten.

Je nach Gerät kann es „Teilen” oder „Teilen-Menü” heißen. Diese Funktion ist nicht nur für soziale Medien oder Nachrichten gedacht, sondern ein unglaublich leistungsstarkes Werkzeug, um Ihre Gedanken und Informationen zu organisieren.

Warum sollten Sie Ihr Share Sheet als zweites Gehirn nutzen?

Die Sache ist die: Unser Gehirn ist großartig darin, Informationen zu verarbeiten, aber nicht so gut darin, sich alles zu merken. Durch die Verwendung des Share Sheets können Sie einen Teil dieser kognitiven Last auf Ihre Geräte verlagern. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie stoßen beim Scrollen durch soziale Medien auf einen interessanten Artikel. Anstatt zu versuchen, sich später daran zu erinnern (was oft zu Frustration führt), klicken Sie einfach auf „Teilen“ und speichern Sie ihn direkt in einer App, die für das Erfassen von Ideen entwickelt wurde.

Apps wie Notion, Evernote und Google Keep lassen sich nahtlos in Share Sheets integrieren, sodass Sie ganz einfach Inhalte erfassen können, ohne Ihren Startbildschirm mit zusätzlichen Apps zu überladen. Sie ermöglichen die Organisation durch Tags oder Notizbücher und sorgen dafür, dass alles seinen Platz hat.

Einrichten Ihres Share Sheets

Nachdem wir nun das Potenzial verstanden haben, lassen Sie uns darüber sprechen, wie Sie es effektiv einrichten können.

Die Tools, die ich verwende

Das Wichtigste zuerst: Identifizieren Sie die Apps, die Sie am häufigsten zum Erfassen von Informationen verwenden werden. Ich habe festgestellt, dass Notion und Pocket alle Bereiche abdecken – eine für das Projektmanagement und die andere speziell für Lesematerialien.

• Notion: Ein vielseitiges Tool, mit dem ich Datenbanken für verschiedene Projekte erstelle. Wenn ich etwas Relevantes finde, teile ich es einfach direkt in meinem dafür vorgesehenen Arbeitsbereich.
• Pocket: Perfekt zum Speichern von Artikeln und Blogbeiträgen, die mir ins Auge fallen, für deren sofortiges Lesen ich aber keine Zeit habe.

Um Ihr Freigabe-Menü anzupassen, gehen Sie in Ihre Einstellungen (diese variieren zwischen iOS und Android) und ordnen Sie die Apps nach der Häufigkeit ihrer Nutzung neu an. Seltener verwendete Apps sollten weiter unten in der Liste stehen, während diejenigen, auf die Sie häufig zugreifen, ganz oben stehen sollten.

Kategorisieren Ihrer Erfassungen

Eine häufige Falle beim Sammeln von Informationen ist, dass man am Ende eine überwältigende Menge an Material hat, aber keine klare Möglichkeit, alles später zu sortieren. Um dies zu vermeiden, legen Sie im Voraus Kategorien fest – überlegen Sie sich, welche Arten von Informationen Sie am häufigsten erfassen werden.

1. Erstellen Sie in Notion Ordner oder in Evernote Notizbücher nach Themen wie „Inspiration“, „Ideen“ oder „Recherche“.
2. Wenn Sie Artikel in Pocket speichern, versehen Sie sie beim Speichern mit entsprechenden Tags, damit Sie sie später leichter wiederfinden können.

Diese Art der proaktiven Organisation spart später Zeit, wenn Sie Ihre gesammelten Elemente durchsehen und sich daran erinnern möchten, warum sie ursprünglich wichtig waren.

Unordnung beim Sammeln von Informationen vermeiden

Der Trick dabei ist: Qualität vor Quantität.

Wie ich es mache

Es ist leicht, sich dazu hinreißen zu lassen, alles zu speichern, was auch nur im Entferntesten interessant aussieht. Allerdings ist es wichtig, selektiv vorzugehen. Fragen Sie sich, ob jede Information einen echten Mehrwert bietet, bevor Sie auf „Teilen“ klicken. Wenn etwas innerhalb weniger Tage keinen Zweck erfüllt oder Sie nicht zum Handeln inspiriert, lassen Sie es sein!

Tipps zum Zeitmanagement

Sie fragen sich vielleicht, wie viel Zeit dieser gesamte Prozess zunächst in Anspruch nimmt und wie viel Zeit Sie später sparen, wenn die Suche in alten Aufzeichnungen effizient statt chaotisch verläuft. Wenn Sie anfangs 15 bis 30 Minuten pro Woche für die Organisation Ihrer Aufzeichnungen aufwenden, können Sie Ihre Gesamtproduktivität erheblich steigern, indem Sie klare Wege zu gespeicherten Informationen schaffen, anstatt endlos durch unordentliche Chaos zu wühlen!